ChatGPTは議事録作成にどこまで使えるのか
会議のあとに議事録を作る作業は、時間がかかりやすい業務の一つです。
会議内容を思い出しながら整理し、読みやすい文章にまとめる必要があるためです。
ChatGPTは、この議事録作成の作業を補助するツールとして使うことができます。
ただし、会議内容そのものを理解して議事録を完成させることはできません。
重要なのは、どの部分をAIに任せて、どの部分を人が確認するかを整理することです。
ChatGPTが役立つ議事録作成
会議メモの整理
会議中に取ったメモは、断片的な情報になりやすいものです。
ChatGPTにそのメモを入力すると、内容を読みやすい形に整理することができます。
例えば
・議題
・議論内容
・決定事項
・今後の対応
といった形にまとめ直すことができます。
議事録の下書き作成
箇条書きのメモをもとに、議事録の文章を作ることも可能です。
議事録では、会議の流れを整理して書く必要があります。
ChatGPTを使うことで、会議内容を文章としてまとめる下書きを作りやすくなります。
文章の読みやすさを整える
自分で作成した議事録をChatGPTに入力し、文章を整えることもできます。
例えば
・長い文章を読みやすくする
・重複している内容を整理する
・文章の順番を整える
といった修正に使うことができます。
ChatGPTだけでは難しい部分
会議内容の正確な理解
ChatGPTは会議に参加しているわけではありません。
そのため、会議で実際に何が重要だったのかを判断することはできません。
議事録では
・重要な発言
・決定事項
・今後の対応
を正確に記録する必要があります。
そのため、内容の確認は人が行う必要があります。
決定事項の判断
会議では
「決まったこと」
「まだ検討中のこと」
が混ざっている場合があります。
AIはその違いを完全には判断できないため、
議事録の最終整理は会議参加者が行う必要があります。
ChatGPTを議事録作成に使う流れ
会議メモを整理する
まず会議中に取ったメモや録音内容をまとめます。
AIで下書きを作る
整理したメモをChatGPTに入力し、議事録の下書きを作ります。
内容を確認する
作成された議事録を確認し、
決定事項や重要な内容を修正します。
まとめ
ChatGPTは議事録作成の補助ツールとして活用できます。
特に役立つのは
・会議メモの整理
・議事録の下書き作成
・文章の読みやすさの調整
といった部分です。
ただし、会議内容の判断や決定事項の確認は
人が行う必要があります。
AIと人の役割を分けて使うことで、
議事録作成の作業を効率化することができます。
